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Workflows : upgradez vos process !

Au cœur de la transformation numérique des organisations, la facilitation des échanges entre les différents départements d’une même société est devenue l’un des enjeux majeurs des Directions Métiers.

Alors que les manières habituelles de travailler sont en train d’évoluer, l’ensemble des Directions (RH, Commerciale, Juridique, SI, Financière, Digital…) souhaite gagner en productivité. 

Elles ne veulent plus être noyées dans des échanges d’emails incontrôlés et désirent garantir la qualité et la conformité des informations, tout en conservant un cadre de travail souple, sécurisé et agile pour les équipes.

La solution ? Digitaliser et automatiser les process Métiers en mettant en place des Workflows, dont les nombreux avantages ne sont plus à prouver.

Pourquoi, comment, pour quels bénéfices ? Toutes nos réponses ci-dessous.

A l'origine du workflow : un besoin

A l’origine de cette digitalisation, il y a deux besoins principaux. Le premier est l’amélioration de l’efficacité d’un process Métier, et cela d’autant plus s’il interagit avec plusieurs Métiers. Le second consiste en la limitation de l’activité opérationnelle exécutante, chronophage des Métiers, afin de libérer du temps pour leur valeur ajoutée.

D’autres nécessités peuvent se faire sentir : gagner du temps et de l’efficacité, simplifier les choses, limiter les flux d’emails et le nombre de fichiers ou encore centraliser et sécuriser les données.
La mise en place d’un Workflow permet de répondre à l’ensemble de ces besoins. Mais qu’est-ce qu’un Workflow ?

Concrètement, il s’agit d’une succession d’étapes réalisées dans un outil informatique en impliquant différents interlocuteurs, des phases de validation et en mettant à jour le paysage applicatif pour aboutir facilement à un but commun.

Une mise en application concrète

Un Workflow peut s’appliquer à toutes les activités de l’entreprise. Pour cela, il faut casser le cloisonnement « en silo » entre les différents départements (Commerce, Finance, RH, IT…), mais aussi visualiser chaque étape d’un flux en transverse dans les départements comme un maillon d’une chaine de valeur.

Tout d'abord, le support numérique est indispensable pour :

  • Garantir une facilité d’accès à tous les intervenants
  • Centraliser les informations en un seul et même endroit
  • Avoir une traçabilité avancée des opérations 
  • Pouvoir y uploader des documents
  • Mettre en place des notifications d’alerte plutôt que des e-mails

Ensuite, le découpage en étapes structurées allège le passage d’informations entre des départements, évite que la géographie soit un souci dans leur transmission et facilite l’identification des étapes à réaliser.

Le découpage des flux en étapes permet en outre d’insérer des points clés afin de pouvoir se substituer à la signature manuelle d’un document (voire même en intégration automatique avec la signature électronique).

L'un des intérêts d’utiliser un outil informatique comme support au déroulé des Workflows est de bénéficier d’une excellente intégration. Cette dernière évite notamment le fait de ressaisir dans les autres outils des informations déjà renseignées auparavant. Cela engendre également une garantie d’unicité et de qualité de l’information et de son flux. Cette intégration est réalisée par le biais d’API pour les applications web ou d’interfaçage classique pour les ERP, afin de mettre à jour automatiquement et en temps réel tous les outils dans leur intégralité.

Enfin, plusieurs départements et/ou acteurs peuvent ainsi contribuer de manière simple à la réalisation d’un flux d’information digitalisé en évitant :

  • Des échanges d’emails (voire pire) vers des adresses génériques
  • Des appels nombreux (et au final frustrants) entre les services ou implantations
  • D’être perdu sur l’avancée des flux d’Information
  • De ne pas savoir comment réaliser telle ou telle activité
  • D’avoir besoin d’une validation exhaustive par tous les interlocuteurs
  • Des disparités de qualité d’information entre les outils ou de la ressaisie d’une même information dans plusieurs outils

Des bénéfices immédiats

En général, l’ensemble des Directions est impactée par la digitalisation de ses process Métiers. 

Grâce aux workflows, la Force Commerciale se consacre principalement sur ses activités commerciales et moins sur des tâches administratives. Elle peut ainsi considérablement augmenter ses performances. 

La Direction Financière a quant à elle accès à un suivi précis et incontestable des chiffres de la performance de la société. Elle bénéficiera d’une vision à plus long terme, et ainsi d’une gestion financièrement optimisée des ressources.

Au niveau RH, les workflows évitent les documents administratifs manquants ou bien la perte d'information en chemin. Tout est automatisé, le suivi est beaucoup plus facile. 

Enfin l’IT peut se féliciter d’avoir une amélioration de la qualité des flux de données de l’entreprise, ainsi qu’une automatisation et un interfaçage souple entre les différents outils. 

Vous aimeriez savoir quels bénéfices vous pourriez obtenir en mettant en place des workflows en entreprise ?

Vous souhaitez être accompagné dans cette démarche ? 

 

Visionnez le replay de notre Webinar : Directions IT & Métiers - Comment accroître votre productivité grâce aux workflows

Publié le 25/09/2020
Contacter l’auteur de l’article : communication@synchrone.fr
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