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Managers : soignez votre reprise !

Le mois d’août touche à sa fin et avec lui vos congés et ceux de votre équipe. Que vos collaborateurs prennent le chemin du bureau ou poursuivent - pour certains - une activité en télétravail, ils attendent de vous des directives et des objectifs clairs pour ce dernier quadrimestre.

Afin d’aborder les 120 derniers jours de l’année de manière sereine et optimale, nous vous proposons cinq conseils pour mobiliser vos équipes avant le sprint final.

1. Soigner votre propre reprise

Vous rentrez de votre break estival et déjà vous sentez le burn-out arriver ? Ne vous laissez pas déborder par votre boîte e-mail surchargée ou par les sollicitations diverses. Prenez le temps de préparer votre semaine de rentrée et n'oubliez surtout pas vos collaborateurs.

Par exemple, vous pouvez commencer par envoyer une invitation à votre équipe pour un meeting à J+3, ainsi vous leur montrerez votre investissement à leurs côtés tout en vous laissant du temps pour gérer vos propres urgences. Prenez tout de même le temps de passer voir chacun (ou de les appeler en visio) pour vous assurer de leur moral et leur montrer votre présence à leurs côtés.

Ensuite, le tri de votre boîte e-mail, indispensable, doit être fait en bonne intelligence, sous peine de perdre beaucoup de temps. Séparez les sujets prioritaires de ceux déjà traités en votre absence ou plus secondaires. Si possible, contentez-vous dans un premier temps de réaliser cet écrémage et répartissez la charge de traitement des sujets important sur le reste de la semaine.

Enfin, déconnectez-vous quelques heures durant cette première semaine pour vous concentrer sur vous et votre rôle de Manager, en profitant du recul que vous avez pris pendant vos congés. Prenez le temps de vous fixer vos propres priorités managériales : fonctionnement d’équipe, sujets à déléguer, responsabilités à partager, etc.

Pour inspirer la sérénité à vos équipes, vous devez impérativement présenter une attitude positive et calme. Aussi, veillez à ne pas surcharger cette première semaine et accordez-vous quelques breaks sociaux avec vos pairs - au sein de votre société ou en dehors - lors de pauses cafés ou déjeuners. Ne négligez pas votre vie personnelle et pensez à l’équilibre vie pro / vie perso pour être à 100% disponible pendant les journées de travail.

2. Poser un bilan et prioriser les objectifs

Il vous reste, à vous et votre équipe, 4 mois pour atteindre les objectifs fixés en début d’année. La rentrée de Septembre est le moment clé pour faire un bilan de l’avancement des différemment projets dont la livraison est attendue fin décembre.

La crise sanitaire a certainement mis à mal votre planning prévisionnel, ou peut-être complètement changé votre road map. Si cela n’a pas été fait avant votre départ en congés, il est temps de revoir votre projet annuel et peut-être même vos objectifs de réalisation pour proposer un bilan et une feuille de route claire à votre équipe.

Faites un point d’étape sur l’ensemble des objectifs de votre service :

  • Ceux qui sont atteints ou vont bientôt l’être
  • Ceux qui vont nécessiter une implication et un suivi dans les mois à venir
  • Ceux qui ne pourront pas être atteints
  • Ceux qui n’ont plus lieu d’être au vu des bouleversements des derniers mois

Les objectifs pouvant être atteints seront bien entendu priorisés, réexpliqués et séquencés pour une communication fluide auprès des équipes. Ceux qui ne pourront pas être atteints pourront être repoussés ; prévoyez un point de passage obligatoire au plus tard en fin d’année afin que le projet soit poursuivi selon de nouvelles échéances et non jeté aux oubliettes.

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Enfin, prenez le temps de faire un point sur le « stop » des objectifs abandonnés – notamment à cause de la crise sanitaire et économique - en donnant du sens aux travaux déjà réalisés. Les méthodes utilisées, premiers livrables, connaissances engrangées par l’équipe durant les travaux (…) sont autant d’éléments sur lesquels vous et votre équipe devez capitaliser afin de ne pas avoir l’impression d’avoir travaillé en vain.

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3. Recréer le lien avec ses collaborateurs

Pour une efficacité optimale, vous devez à la fois vous attacher à créer une dynamique et une cohésion d’équipe et un lien individuel avec vos collaborateurs.

Profitez de votre team meeting pour capitaliser sur l’énergie créative de votre équipe et de son regain d’énergie suite aux vacances. Analysez ensemble les projets et le fonctionnement mis en place les mois passés et trouvez de manière collaborative de nouvelles initiatives pour améliorer la performance de votre organisation.

Soyez à l’écoute des remarques et des suggestions pour une prise de décision en équipe, qui va permettre d’engager l’ensemble des parties prenantes. L’objectif est de créer un maximum de synergies, de responsabiliser les individus sur des projets qui les motivent afin d’éviter que chacun ne reparte de son côté le moral en berne avec sa liste de tâches.

A l’issue de ce rendez-vous collectif, indiquez que vous prendrez le temps de faire un point avec chaque collaborateur la semaine suivante (en fonction de la taille de l’équipe). Programmez dans la foulée ces entretiens, ni trop courts ni trop longs (idéalement une heure) qui vous permettront de réaliser des points d’avancement individuels et de vous assurer que vous avez fait passer les bons messages lors du point d’équipe.

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Au vu de la crise sanitaire actuelle, profitez de cet entretien pour identifier d’éventuelles craintes ou difficultés personnelles chez vos collaborateurs ; ainsi que des problématiques liées par exemple à une situation de télétravail. N’essayez pas d’apporter des réponses immédiates mais faites preuve d’écoute et de bienveillance. Notez les sujets critiques (baisse de moral, détresse psychologique, inadéquation du matériel ou des conditions de télétravail…) et référez-en aux services compétents au sein de votre entreprise pour apporter des réponses concrètes.

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4. Repenser l’organisation …

La rentrée est l’occasion de se remettre en question, notamment sur l’organisation du travail de votre équipe. Ce sujet doit faire partie d’un point spécifique dans votre team meeting de rentrée.

Listez l’ensemble des procédures en place au sein de l’équipe, des temps d’échanges récurrents, des outils collaboratifs utilisés, etc. Demandez à chaque collaborateur de donner pour chaque élément une note de 1 à 5 de manière anonyme (sur un bout de papier par exemple). Faites une moyenne et pour tous les points qui auront récolté une moyenne inférieure à 4/5, cherchez ensemble des possibilités d’optimisation.

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Depuis le mois de Mars, l’organisation de votre équipe a évolué au gré des directives du gouvernement et de votre société. Télétravail, port du masque en entreprise, restriction des réunions, etc. Faites un retour d’expérience des mois passés et déterminez une organisation qui corresponde à la réalité actuelle de votre service. Pour vous assurer d’une bonne productivité, dégagez des solutions viables et acceptées par votre équipe (jours de présence au bureau, échange sur les dossiers, outils collaboratifs, etc.).

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5. … sans vouloir tout révolutionner

S’il est primordial de revoir votre feuille de route pour les mois à venir et de mette en place une organisation adéquate, attention à ne pas vouloir trop en faire. Ce n’est par exemple pas le moment de lancer de grands projets, alors que les objectifs annuels ont été validés il y a des mois. Vous risqueriez de créer une confusion au sein de votre équipe et de les voir se disperser.

Vous pouvez par contre de votre côté entamer des réflexions de fonds sur les chantiers à mettre en œuvre en 2021. Ces quatre mois vous permettront de murir vos projets, d’en identifier les acteurs et de préparer des plans d’actions à soumettre à votre hiérarchie pour validation finale. En résumé, n’attendez pas le mois de décembre pour préparer le prochain exercice !

Côté organisation, conservez ce qui fonctionne ! C’est à vous de donner des repères à votre équipe, repenser ne veut pas dire révolutionner. Gardez impérativement les repères fixes qui sont chers aux membres de votre équipe : valeurs du service, rituels sociaux (pause-café – même en visio ; météo interne, channel de discussion « off » sur une messagerie instantanée, etc.), organisation de vos dossiers partagés, etc.

Nous espérons que ces quelques conseils vous seront utiles… nous souhaitons une bonne rentée à tous les Managers !

 

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Publié le 31/08/2020
Contacter l’auteur de l’article : communication@synchrone.fr
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Publiée par Synchrone sur Mardi 25 août 2020
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