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Management en télétravail : 5 clés pour performer & motiver

Comme beaucoup de chefs d'équipe, vous expérimentez le management en télétravail total pour la première fois de votre carrière. Une expérience à la fois inédite et enrichissante, qui vous amène à vous poser de multiples questions. Quel que soit votre domaine métier ou votre secteur d'activité, la management en télétravail doit répondre à un socle commun de principes. Nous vous proposons de mettre en place 5 clés de succés pour maintenir ou retrouver la performance de votre équipe en mode remote.

Infographie : Management en télétravail

Management en télétravail : 5 clés de performance

Selon un sondage Odoxa paru le 18 mars dernier, un quart des Français a recours au télétravail, alors qu'ils n'étaient que 3% à le pratiquer au moins une fois par semaine en 2017, d'après la Dares (Direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques).

La situation actuelle change la donne et pousse les managers à se remettre en question. Nous avons ciblé 5 principes fondamentaux à mettre en place et respecter pour un management réussi de vos équipes.

#1 | CADRE - Instaurer un cadre clair

Le Manager doit proposer une organisation et des règles communes. Voici quelques conseils pour optimiser le management à distance :

  • Fixez des horaires de travail communs obligatoires en prenant en considération la situation personnelle de chacun. Par exemple, demandez à votre équipe d'être connectée de 9h30 à 12h00 puis de 14h à 17h. Les heures restantes pourront être effectuées par chacun en fonction de ses préférences et obligations. 
  • Indiquez clairement les temps de pause auxquels les membres de votre équipe ont droit. Ces moments de relâche sont indispensables pour optimiser la productivité de chacun.
  • Planifiez des rendez-vous réccurents et obligatoires : réunions d'équipe à minima hebdomadaires et points individuels rapprochés.
  • Listez les outils de communication auxquels vos collaborateurs ont accès et proposez leur une fiche récapitulative de leurs usages respectifs afin de maîtriser les flux d'informations.
  • Précisez le circuit de validation mis en place pour les différents projets et les tâches de l'équipe, surtout si certains managers intermédiaires manquent à l'appel.

#2 | COMMUNICATION - Rester disponible, créer le contact

L'absence de proximité doit être remplacée par une disponibilité accrue pour maintenir la relation humaine en télétravail. Afin de réduire la sensation d'éloignement provoquée par le remote work, de nombreux outils sont à votre disposition.

Messageries instantanées

Outils de visioconférences :

Ces listes sont bien-entendu non exhaustives, il revient à chaque manager de proposer l'outil le plus adapté à la taille de son équipe et aux ressources déjà proposées par son entreprise.

Bonnes pratiques de communication à distance

En mettant en place des outils de communication à distance, notamment des messageries instantanées, vous devez assumer une très forte disponibilité pour vos équipes. A contrario, n'oubliez pas que vos collaborateurs peuvent être soumis à plus d'obligations familiales dans le contexte actuel. Soyez donc indulgent sur leur délais de réponse, et ne les poussez pas à dépasser le cadre horaire de leurs journées de travail.

Concernant les réunions en visioconférence, au-delà de 4 personnes les échanges peuvent être complexes. Proposez un code de conduite pour encourager la prise de parole des plus réservés et cadrer les discussions afin qu'elles soient constructives. Vous pouvez nommer un "speaker en chef" au début de chaque réunion, afin que chacun prenne conscience qu'il est nécessaire de respecter un certain cadre pour que les meetings soient productifs. 

#3 | CONFIANCE - Favoriser le travail en autonomie

En télétravail, il s'avère impossible pour le manager de suivre de près l'avancement en temps réel des travaux de l'équipe. La situtation doit être vue comme une aubaine pour mettre en place une véritable relation de confiance entre le manager et son équipe.

Accorder votre confiance à vos collaborateurs va apporter de nombreux bénéfices aux membres de votre équipe. Cela va toujours d'abord les responsabiliser et de fait accroître leur autonomie dans des tâches qu'ils maîtrisent mais sur lesquelles vous aviez un contrôle non nécessaire.

De plus, vous auriez tort de penser que vos collaborateurs tirent avantage de la situation pour vaquer à d'autres occupations. Challengés sur leurs journées de télétravail, ils seront d'autant plus performants et concentrés sur leurs missions s'ils savent que vous en jugerez uniquement le résultat.

En résumé, il est inutile de vouloir contrôler toutes les actions des membres de votre équipe, ou le temps passé sur leur poste de travail, les résultats parleront d'eux-mêmes. Et de votre côté, vous libérerez de la bande passante dans votre planning pour optimiser votre management et vous concentrer sur la priorisation des projets de l'équipe et leur reporting.

#4 | COHÉSION - Rester soudés et coordonnés

Tout comme la communcation, la cohésion d'équipe en télétravail ne va pas de soi. Si vous disposez d'une messagerie instantanée, commencez par instaurer des règles tacites simples. Créez une conversation d'équipe et instaurez des rituels quotidiens (partage d'humeur, ...). En one tout one, débutez chaque journée par prendre des nouvelles de chacun de vos collaborateurs.

Cohésion et coordination

Votre équipe doit tout d'abord restée soudée et coordonnée dans leurs missions communes. Si vous n'êtes pas déjà équipé, penchez-vous sur les outils collaboratifs qui permettront à l'équipe de visualiser l'avancement de leurs projets partagés. En voici quelques exemples :

  • Trello et son interface intuitive qui dispose de plusieurs tableaux incluant chacun des dizaines de colonnes personnalisables où se trouvent les tâches à réaliser par les collaborateurs.
  • Zoho Project qui permet à un nombre illimité d’utilisateurs de se connecter, pour travailler à plusieurs sur un même projet.
  • Bitrix24, outil qui offre de multiples fonctionnalités très utiles pour les chefs de projet et faciles à comprendre par les collaborateurs
  • Monday, un outil payant mais très facile à prendre en main et intuitif

Si vous n'avez pas l'opportunité de déployer ce type d'outil, il vous reste la solution de créer un agenda partagé et collaboratif pour l'équipe ou par projet, afin de que vos collaborateurs gardent une vision d'ensemble de l'avancement de leurs sujets communs.

Team-buildings virtuels

Pour cultiver le lien entre les membres de votre équipe et éviter la perte de motivation, pensez à organiser des team-buildings virtuels et des animations ludiques.

Café-visio, humeur du jour, enigmes matinales (...), faites preuve d'imagination pour que l'esprit d'équipe soit au rendez-vous. Voici quelques idées qui peuvent vous inspirer :

  • Concours photo : proposez à chaque collaborateur de se prendre en photo dans son environnement de travail et élisez le meilleur cliché 
  • Jeux en ligne : invitez votre équipe à participer à un tournoi de jeu de société ou de poker en ligne à l'heure de la pause déjeuner
  • Séances de sport : suivez une vidéo de fitness / yoga (...) en simultanée, ou mieux, proposez à l'un de vos équipier sportif d'animer une séance de groupe
  • Cherche et trouve : envoyez une liste d'objets du quotidien à votre équipe et demandez lui de prendre en photo les objets et de vous envoyer un montage. En précisant que tous les collaborateurs doivent participer, bien évidemment !

#5 | CONTRÔLE - Fixer des objectifs raisonnables

Dans le cadre du remote work, la gestion par les résultats s'avère la plus adaptée et la mieux accueillie par les collaborateurs. Pour qu'elle soit efficace, vous devez tout d'abord définir des objectifs clairs et atteignables, de préférence en concertation avec votre équipe, en tenant compte du contexte dans lequel chacun travaille.

Vous devrez ensuite échanger sur la méthode à adopter pour atteindre ses objectifs, en optant de préférence pour une méthodologie agileSes itérations courtes permettront à l'équipe d'avoir une visibilité de court terme motivante sur ses résultats. De votre côté, vous pourrez mesurer plus régulièrement l'atteinte des objectifs et tenir votre reporting à jour.

En conclusion, faites attention à ne pas sur-contrôler le travail de votre équipe. Cette pratique peut rapidement s'avérer néfaste pour l'ambiance de travail et la cohésion d'équipe : préférez toujours favorisez une relation de confiance et une communication régulière avec vos collaborateurs.

 

Sources et publications complémentaires :

https://teamremote.io/organisation-et-outils/pensez-a-faire-une-pause/

https://teamremote.io/challenges-et-divertissements/

https://www.latribune.fr/entreprises-finance/6-conseils-pour-gerer-au-mieux-son-teletravail-en-periode-de-confinement-844171.html

https://www.codeur.com/blog/outils-videoconference-reunion-distance-teletravail/

 

Publié le 17/04/2020
Contacter l’auteur de l’article : communication@synchrone.fr
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Publiée par Synchrone sur Jeudi 14 mai 2020
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